L'UCO recrute

Offre d'emploi : assistant de direction (H/F)

  • Dans le cadre d’un remplacement ponctuel, l’UCO (campus d’Angers) recrute pour son Rectorat un assistant de direction (H/F).

    L’Université catholique de l’Ouest (UCO) est un établissement d’enseignement supérieur privé, catholique fondé en 1875 à Angers. L’UCO compte aujourd’hui 12 100 étudiants répartis dans 6 facultés sur 8 campus : Angers, Nantes, Arradon, Guingamp, Laval, Papeete, La Réunion et Niort. Le site d’Angers est le principal avec plus de 7 000 étudiants.

    Missions

    Rattaché(e) au Secrétaire Général de l’UCO, vous assurez l’organisation de l’activité quotidienne du Rectorat, en lien étroit avec l’équipe rectorale, et contribuez à ses missions en instruisant des dossiers spécifiques.

    Activités

    Assistanat
    • Instruire les dossiers courants du rectorat et en assurer le suivi : prise de rendez-vous, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des salles, …
    • Prendre en charge les principaux dossiers thématiques
    • Participer aux réunions institutionnelles : constitution de l’ordre de jour, prise de notes, rédaction de compte rendu, diffusion, suivi d’actions
    • Secrétariat : gestion du courrier et e-mails du service, réception et filtre des appels téléphoniques du service, gestion des agendas, rédaction de courriers divers, notes de frais
    • Assurer la prise de rendez-vous du recteur dans le cadre spécifique de la politique mécénat de l’UCO 
    • Organisation des réunions des Commissions des Promotions universitaires 
    • Organiser les déplacements en France et à l’étranger de l’équipe rectorale (ordres de mission, réservations, …) 
    • Soutien administratif auprès des délégués généraux UCO : Évaluation et Prospective, et Professionnalisation
    • Suivi des conventions 
    • Contrôle des factures fournisseurs 
    • Gestion des Palmes Académiques
    Communication
    • Participer, par des échanges réguliers notamment, à l’entretien de rapports privilégiés avec les partenaires universitaires, institutionnels, politiques, …
    • Revue de presse
    • Participer à la préparation de certains évènements institutionnels : rentrée solennelle, réunion d’informations, temps conviviaux institutionnels…
    • Mise à jour de la base de données institutionnelle, recherches des mels des personnalités pour envoi des invitations
    • Consultation pour élection doyen, directeurs (CIDEF, IFUCOME), éméritat…
    • Création du calendrier des réunions institutionnelles
    • Gestion des calendriers universitaires 
    • Assurer la transmission de l’information auprès des secrétariats des facultés, des campus et des services : calendrier universitaire, 
    • Assurer, à la demande et sous le contrôle de l’équipe rectorale, la rédaction et/ou la diffusion de communiqués du Rectorat (avis de décès, dates de rentrée des étudiants dans les Facultés …)
    Organisation / Accueil
    • Garantir le bon fonctionnement du service : accueil des visiteurs, réservation et suivi de matériels, effectuer les commandes auprès des fournisseurs, interface avec les supports techniques, … 

     

    Profil

    • Doté(e) d’une formation supérieure, type BTS Assistant Manager, vous pouvez vous prévaloir d’une expérience professionnelle de 5 ans minimum idéalement dans l’Enseignement Supérieur. 
    • Vous faites preuve de rigueur, d’organisation, d’adaptabilité et de polyvalence dans la réalisation de vos missions.
    • Réactif(ve) et proactif(ve), vous avez le sens du service vous permettant d’anticiper les besoins de vos interlocuteurs en vous montrant force de proposition.
    • Vous êtes également reconnu(e) pour vos très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles. 
    • Par ailleurs, vous savez hiérarchiser les priorités et votre discrétion et sens de la confidentialité sont inhérentes à la fonction.
    • Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint,Teams).

     

    Conditions

    • Lieu de travail : Angers (49)
    • Contrat : CDD du 23 août 2021 au 13 juillet 2022
    • Temps de travail : Temps plein (36h15/semaine)
    • Statut : Agent de maitrise
    • Rémunération brute annuelle : selon profil

     

    Contact

    Les personnes intéressées pourront adresser leur candidature (CV et lettre de motivation) à la DRH, à l’attention de Mme Annabelle PASCO, sous la référence Rectorat au plus tard le 20 mai 21.

    Adresse électronique : recrutement@uco.fr 

     

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Direction Ressources Humaines

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